“In attesa dei partecipanti”, è questo il messaggio ricorrente visualizzato sul mio monitor. Il vecchio “attendere prego” è ormai andato in pensione. Come sempre sono in anticipo. Preferisco collegarmi prima per controllare che sia tutto a posto. Parte la solita routine di verifica. Cuffie inserite ok, prova audio ok, prova microfono ok, protezione videocamera rimossa ok, prova sfondo video ok, illuminazione ambiente ok, controllo riflessi sul monitor ok. Pronti per il lancio !!! Ecco che arrivano gli invitati.

L’incontro organizzato prevede la presenza di due partecipanti lato cliente. La responsabile dell’amministrazione, Valeria e una delle sue collaboratrici storiche, Francesca, che si occupa principalmente di riconciliazione degli incassi. Sono entrambe di fronte allo stesso monitor. Meglio, tutti quei quadratini con immagini sparse mi fanno girare la testa, ancora faccio una gran fatica a concentrarmi, e poi il fatto che siano una vicino all’altra mi dà l’idea che tra le due non ci sia un freddo rapporto gerarchico. No, sembra quasi che siano lì perché hanno voglia di trovare una soluzione ad un problema che condividono, ma forse sono solamente il solito ottimista. La loro azienda opera nel mondo del Food con un buon brand ed un discreto fatturato. Conosco i loro prodotti e mi piacciono ma andare a rimarcare questo aspetto potrebbe sembrare “artificiale”, meglio evitare.

Ormai tutti sono collegati ed è il momento di dare inizio alle danze. Francesca è chiaramente non predisposta all’ascolto. Il suo atteggiamento è quello classico del tipo “avanti fatemi vedere cosa avete realizzato di robotizzato sfruttando l’intelligenza artificiale tanto lo so che alla fine devo fare tutto a mano perché le vostre sono solo parolone”. Valeria, con cui ho fissato l’appuntamento, ha già più o meno capito cosa siamo in grado di fare. Direi che è più curiosa che scettica, vuole capire bene di cosa si tratta.

Prendo la parola raccontando brevemente chi siamo, che problematiche risolviamo con i nostri prodotti per arrivare il più velocemente possibile alla demo perché è solo così che puoi vincere lo scetticismo, ammesso che il tuo prodotto sia in grado di fare quello che prometti.

Ambiente di test, sullo schermo vengono presentati i risultati di una simulazione di riconciliazione automatica effettuata sui movimenti bancari giornalieri. Andiamo ad aprire uno dei movimenti riconciliati automaticamente dove è stata letta la descrizione del movimento bancario e intercettato il nome del cliente e la fattura oggetto del pagamento. Francesca ci guarda con espressione di sfida “tutta questa intelligenza per fare un cosa che io faccio normalmente con il mio file excel in 20 secondi, lo sapevo, sono come tutti gli altri”.

Anche io sapevo bene che non avremmo spostato la sua attenzione con questo primo caso ed allora rapidamente ci muoviamo sul secondo. Stavolta le fatture sono più di una e nella descrizione del bonifico queste fatture non sono indicate nel formato corretto, ma il nostro software le ha intercettate lo stesso ed ha chiuso la partita correttamente. L’espressione è ora leggermente più interessata ma ancora non ci siamo, non è quello che le cambia la vita. E’ arrivato il momento di giocarsi il jolly.

Andiamo ad indagare su un movimento che il sistema non è riuscito a riconciliare in automatico. L’importo è grande ed il numero di fatture nell’ordine delle decine. Ovviamente non è riuscito a riconciliarlo perché nella descrizione bancaria non c’è abbastanza spazio per tutte le fatture oggetto del pagamento. Ma il cliente ha allegato un file pdf con la descrizione delle fatture ed altro che si riferiscono al pagamento. Il sorriso di Francesca sottintende un “lo sapevo che non ci riuscivate, sono questi i casi su cui sbatto la testa ogni giorno”.

Ed ecco che con un certo modo di fare compassato andiamo ad aprire il pdf che il cliente ci ha mandato. Eccola che balza dalla sedia, riconosce il formato e la complessità di uno dei retailer che odia di più. E’ quello oggetto ricorrente dei suoi incubi in cui le mancano sempre pochi euro per quadrare ma poi, quando sembra che abbia trovato la fattura corrispondente, accade che improvvisamente il totale del movimento cambia ed è costretta a ricominciare. Poi si sveglia tutta sudata e capisce che per fortuna è solo un sogno che il totale del movimento non può cambiare !!!

Sempre con tono distaccato diciamo loro che abbiamo già realizzato un modello di riconoscimento automatico per questo cliente in grado di estrarre le informazioni dal pdf. In pochi secondi vedono il nostro click sull’importazione dei dati e la finestra che si riempie con le informazioni ricavate dal pdf. A quel punto lanciamo la riconciliazione con le fatture aperte e come per incanto tutti i movimenti vanno a saldo, tranne due. L’espressione di Francesca stavolta è quella di chi rimane completamente sbalordito. Abbiamo fatto in pochi secondi quello che lei a volte fa in ore. Si riprende subito e cerca di darsi un contegno ma adesso respira con un leggero affanno, “vuoi vedere che questi davvero sono in grado di aiutarmi ?”.

Immediatamente ci chiede come mai quei due movimenti non sono stati quadrati. Mi sembra che sappia già la risposta ma non ci vuole credere. Come i bambini a Natale ad aprire i regali sotto l’albero che hanno già capito cosa c’è nel pacco dono, visto che la letterina l’hanno scritta loro, ma non vogliono perdere l’emozione della sorpresa. Sono due movimenti negativi riferiti a note di credito che il cliente si è fatto in autonomia (sconti ed altre cose…) ma che in contabilità ancora non sono presenti. Incalza, “e potrei inserirle in contabilità direttamente da questa applicazione in modo da poter chiudere la riconciliazione ?”. Si, certo e le facciamo vedere come riusciamo a farlo rapidamente.

Mi sembra che sia oltremodo soddisfatta ma non vuole darlo a vedere. Ma è qui che si tradisce con un gesto che non mi sfugge. Una leggera rotazione della spalla ed un braccio che va verso destra nella direzione di Valeria. Mi sembra evidente, è una piccola gomitata di approvazione, almeno spero. Valeria accusa il colpo e mi sembra abbozzare una piccola smorfia di dolore. Dopo averle lanciato un’occhiataccia si rivolge a noi,

“si, ma avete utilizzato un modello preesistente per interpretare il pdf, possiamo vedere quanto è complesso generarlo ?”. Queste sono le domande che mi piacciono !! Via con la generazione di un nuovo modello. Quando si rendono conto dell’estrema semplicità dell’interfaccia, delle differenti conversioni di formato disponibile e del poco tempo necessario per realizzarlo hanno entrambe una espressione più rilassata. Proseguiamo poi con illustrare altre caratteristiche e a rispondere alle loro domande ma il più è fatto. Ci tengo alla fine a sottolineare che le attività di riconciliazione seguono la regola dell’80-20. Nel senso che il 20% delle riconciliazioni comporta un utilizzo dell’80% del tempo necessario a completare l’attività. Annuiscono confermando la regola.

A questo punto Valeria mi chiede informazioni sui costi. Questo è un momento delicato perché una volta ricevuto un valore, da buon amministrativa, comincerà a fare delle valutazioni matematiche. E’ facile arrivare alla conclusione che rinunciando anche ad una sola risorsa del team può presentare al grande capo una soluzione che permette un risparmio sui costi. Io non mi spingo mai a considerazioni di questo tipo è ovvio, mi limito soltanto ad affermare che risparmiando tempo su una attività ripetitiva come questa si può dedicare maggior tempo ad altre comunque utili per l’azienda (reportistica, gestione cliente, …).

Ci lasciamo con un laconico “vi faremo sapere” che mi lascia qualche speranza ma nello stesso tempo non rappresenta un committment forte. Resta la sensazione di aver dimostrato che con le tecnologie è possibile risparmiare tempo ed eliminare almeno in parte attività che possono essere robotizzate.

Ma è a questo punto che succede l’imprevedibile. Il giorno dopo mi arriva una chiamata dal cliente. E’ Valeria che mi chiama per avere alcune conferme su tempi e costi. La tentazione di rimarcare che il costo della soluzione si giustifica in maniera molto evidente è forte. La prendo alla larga sperando che il messaggio arrivi. E qui ricevo una bella lezione. Mi dice:

“Guardi che nella nostra azienda siamo molto attenti ad investire i nostri soldi in maniera oculata, ma una giustificazione sull’adozione di una soluzione non viene presa solo su aspetti economici. Le dico che la vostra soluzione mi piace per l’impatto positivo che può produrre all’interno del mio team. Dimostrare che l’azienda in cui lavoriamo è attenta a problematiche legate alla qualità del lavoro delle persone è fondamentale. Noi non seguiamo la logica del lavoro sporco che però qualcuno deve pur fare. Se possiamo automatizzare queste attività a basso valore aggiunto siamo ben contenti di farlo perché sappiamo che ci saranno benefici sull’ambiente di lavoro. Niente più risposte acide su richieste puntuali che arrivano dall’alto relative a situazioni di saldo clienti o di reportistica sul chiuso. Niente più aggressioni verso i clienti che inviano descrizioni sui pagamenti insensate e che ci impediscono di aggiornare i saldi. Io credo che l’intelligenza artificiale, la robotizzazione delle attività non abbiano come scopo quello di risparmiare sulle risorse impegnate ma invece dovrebbero permetterci di eliminare attività ripetitive e contribuire a migliorare la qualità del nostro lavoro quotidiano. Per cui stia tranquillo che su questo aspetto siamo convinti e lo dico da persona che ha vissuto sulla propria pelle questa esperienza”.

Sono rimasto senza parole. Nonostante faccia da tanto tempo questo mestiere mi capita raramente di incontrare una azienda e una persona così attenta alla qualità della vita sul posto di lavoro. Direi quasi che mi sento orgoglioso di aver dato la possibilità, attraverso una soluzione tecnologica, di aiutare una azienda in uno degli obiettivi che persegue. E per prima cosa ho condiviso questa esperienza all’interno della mia di azienda per fare in modo che ognuno di noi si senta orgoglioso di quanto abbiamo realizzato.