La gestione dei pagamenti centralizzata di un’azienda può diventare veicolo di una serie di benefici spesso sottostimati. Una organizzazione dei flussi dei pagamenti centralizzata sulla tesoreria può risolvere buona parte delle problematiche legate a frodi sui pagamenti ed allo stesso tempo consentire una gestione ottimizzata della cassa con conseguenti vantaggi in termini di risparmio sui costi.

Per far fronte alle esigenze di flussi di pagamenti distribuiti spesso la tesoreria è costretta a mantenere elevate giacenze medie sui conti correnti e ad avere numerosi conti correnti bancari dedicati per facilitare una successiva verifica contabile. Chiaramente questo porta ad una dipendenza rispetto al sistema bancario ed alla riduzione di capacità negoziale con lo stesso.

Ma la distribuzione dei flussi di pagamenti comporta anche la proliferazione di modalità di canalizzazione e trasmissione delle disposizioni differenti. Il risultato è un abbassamento dei livelli di sicurezza nella gestione dei pagamenti ma anche un aumento dei costi da parte dell’IT derivanti da modifiche correlate ai flussi di trasmissione quando nascono nuove esigenze o nuovi standard. Per finire molto spesso lo stato dei pagamenti ai richiedenti interni deve essere gestito dalla Tesoreria. Anche questo comporta un sovraccarico di lavoro per aggiornare sugli esiti gli uffici che hanno fatto richiesta.

Ma quali sono gli obiettivi che deve porsi una azienda nel momento in cui decide di attivare un progetto di centralizzazione dei pagamenti ?

• Sicuramente quello di dare alla Tesoreria il controllo sull’intero processo di gestione della liquidità in maniera da recuperare efficienza. Questo permetterà alla Tesoreria di garantire un miglior livello di servizio a tutti i clienti/servizi interni ed esterni.
• Altro obiettivo importante, che rientra nella trasformazione digitale dell’azienda, sarà quello di eliminare eventuali documenti cartacei e richieste destrutturate per gestire i pagamenti utilizzando, invece, la gestione elettronica degli stessi.
• Non meno importante è l’ottimizzazione sull’utilizzo dei c/c quale strumento di supporto alla verifica delle operazioni in contabilità. Questa azione permetterà di ridurre la dipendenza dell’azienda nei confronti delle banche.

I benefici di una tale scelta potranno essere apprezzati non solo dalla tesoreria ma avranno forti impatti positivi anche sul reparto finance, sull’IT e per gli uffici richiedenti pagamenti.

• Si comincia dalla riduzione dei costi. La centralizzazione dei pagamenti consentirà alla tesoreria di ridurre il numero di sistemi che devono connettersi a ciascuna banca. In questo modo sarà possibile realizzare risparmi cospicui senza incorrere in ulteriori commissioni bancarie, risparmiando inoltre sui costi del software e di altre risorse IT. Si pensi solo ai risparmi che possono essere ottenuti dai minori costi di manutenzione per quanto riguarda l’interfacciamento dei sistemi legacy, spesso complessi e costosi da modificare per adattarsi all’evoluzione dei sistemi di pagamento. Altri costi ridotti arrivano anche dalla possibilità di poter negoziare con una banca il prezzo di un servizio a fronte di un volume di transazioni centralizzate enormemente più alto.
• Si passa poi ai vantaggi in termini di controllo delle responsabilità. La centralizzazione dei pagamenti consente di gestire l'intero flusso di lavoro da un'unica posizione. Poiché tutti i pagamenti vengono centralizzati prima della trasmissione finale alla banca, la responsabilità ricade su un singolo team, riducendo il rischio di errori e pagamenti non autorizzati.
• I vantaggi in termini di sicurezza si aggiungono alla lista. Tutti i pagamenti in uscita vengono controllati attraverso un iter operativo di approvazioni e sottoposti ad uno screening a fronte degli elenchi di sanzioni e delle politiche di pagamento. Questo per garantire che vengano approvati e rilasciati alla banca i soli pagamenti autorizzati ed evitare frodi.
• La centralizzazione dei pagamenti inoltre consente di ottenere una visibilità completa su tutti i flussi di cassa in uscita, al fine di ottimizzare i saldi di cassa e consentire alla tesoreria di prendere decisioni più efficaci sulle destinazioni di contanti e liquidità.
• Una implementazione di hub dei pagamenti può anche essere ospitata sul cloud dove spesso sono messe a disposizione funzionalità per la generazione di formati bancari e la connettività bancaria integrata. Una centralizzazione dei pagamenti di questo tipo riduce la dipendenza dalle risorse del reparto IT. Se non è necessario che sia il reparto IT a creare e gestire le connessioni bancarie, i team dell’area finance possono modificare facilmente le relazioni bancarie esistenti, scalare il sistema in modo da aggiungere nuove banche e aggiornare i formati bancari.
• Lo stato delle richieste inserite relative a pagamenti provenienti dai richiedenti interni verrà prontamente notificato. Eventuali informazioni da fornire ai clienti saranno quindi disponibili senza dover contattare l’ufficio centrale.

Organizzare un progetto di centralizzazione dei pagamenti in azienda offre indubbiamente grandi vantaggi da molti punti di vista. Inoltre è possibile ottenere un ritorno dell’investimento in tempi molto ridotti se non addirittura immediati. Talvolta sono equilibri di potere interni all’azienda che impediscono a progetti di questo tipo di vedere la luce. Si tratta però in questi casi di perdere l’opportunità per fare efficienza, risparmiare e garantire una maggiore sicurezza ed al giorno d’oggi nessuno può rinunciare a perseguire questi obiettivi.

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Per leggere una piccola favola che gioca su un parallelo tra la centralizzazione dei pagamenti e la gestione della dispensa del Re e dove il Tesoriere è l’eroe di turno clicca qui