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Il gruppo ENI attivo nel settore oil & gas, nella chimica, nell’energia elettrica e nelle energie rinnovabili è un’azienda italiana multinazionale, ottavo gruppo petrolifero mondiale per giro d’affari e tra le prime 150 al mondo per fatturato.
OBIETTIVI
- Accentrare in un unico ufficio la gestione dell’abbinamento dei pagamenti ricevuti alle partite contabili dei clienti per tutte le società del gruppo.
- Automatizzare lo scambio di informazioni con il sistema contabile (SAP).
- Ridurre i tempi di attesa delle riconciliazioni che venivano effettuate con procedure diverse per singole società e con un basso livello di automatismo.
- Liberare il personale impegnato nelle riconciliazioni manuali per impiegarlo in attività meno esecutive/ripetitive ed a maggior valor aggiunto.
- Rispondere alle normative nazionali ed internazionali riguardo all’integrità dei dati e all’operatività sugli stessi.
- Controllare, certificare e produrre tutta la reportistica di supporto alle attività svolte.
OSTACOLI
1 – Nel processo Order-to-Cash di molte aziende accade che i pagamenti non vengano velocemente abbinati alle partite contabili dei clienti con i seguenti rischi:
- Si suppone che il cliente non abbia pagato e si avviano incresciosi solleciti
- Si interrompe il servizio e/o l’invio della merce al cliente e si perde la vendita
2 – Tra le maggiori cause di non abbinamento dei pagamenti si possono ritrovare:
- Pagamenti parziali (il cliente paga solo una parte della fattura)
- Pagamenti cumulati (il cliente paga n fatture con un bonifico)
- Le diciture (ragione sociale, ecc) sui documenti inviati dalla banca non sono presenti o sono differenti negli archivi contabili
- Ragioni sociali uguali per crediti diversi
3 – Gestione degli incassi di tutte le società del gruppo (circa 25) con tutte le differenze e le particolarità dovute a business e modelli operativi diversi.
SOLUZIONI FMS Group
La nostra soluzione è stata un sistema flessibile e personalizzato sviluppato sul motore di Matchwin, capace di automatizzare i processi manuali.
- E’ stato sviluppato un modulo per automatizzare lo scambio di informazioni con SAP necessario per alimentare il sistema e per controaggiornare la situazione debitoria dei clienti in tempo reale.
- Tutte le attività di importazione dei flussi e di riconciliazione sono state automatizzate, grazie a questi automatismi gli utenti dell’applicazione devono solo verificare le situazioni anomale. Vengono scambiati circa 280 tipi di flussi ogni giorno.
- Sono state sviluppate nuove regole di abbinamento in funzione dei business delle diverse società gestite nel sistema.
- Grazie all’elasticità e alla flessibilità della parametrizzazione delle funzioni e delle modalità operative, è stato possibile raggiungere un elevato grado di riconciliazione automatica.
- E’ stata sviluppata tutta la reportistica utile a verificare per ogni società lo stato degli incassi e la tempistica di lavorazione.
BENEFICI
Il risultato ottenuto è stato quantificato con oltre 80% dei movimenti delle varie tipologie accoppiati automaticamente; per i restanti sono stati creati strumenti di gestione semi-automatici che hanno reso agevole la chiusura degli incassi.
Il sistema di abbinamenti incassi è stato interfacciato in modo automatico con SAP garantendo un immediato aggiornamento della situazione debitoria su ogni cliente.
Utilizzando la reportistica sviluppata su specifiche del cliente, l’ufficio incassi ha la possibilità di inviare tempestivamente alle società per cui svolge il servizio di abbinamento incassi tutte le informazioni richieste relative ai tempi di lavorazione e all’operatività effettuata.
I tempi di elaborazione della gestione degli incassi in modo automatico e manuale sono notevolmente diminuiti, ottenendo risultati certificati da una serie di reports specifici; inoltre è garantita la tracciatura di tutte le attività eseguite in ogni fase del processo rispondendo così alle più strette normative Solvency e SOX.
FMS Group – Via Moncalvo, 62 20146 – Milano – Tel (+39) 02 48022567
Codice univoco T9K4ZHO – P.IVA 05824510159 – mail: info@fmsgroup.it
