INPAG è alimentato attraverso un’interfaccia standard, da tutte le procedure automatiche d’incasso e pagamento, da fogli Excel e da un data entry manuale che permette a tutti gli utenti abilitati, “clienti” della piattaforma di:
– caricare/modificare/annullare previsioni di entrate e uscite finanziarie puntuali o di periodo su specifica banca o su banca generica;
– confermare le stime impegnando la tesoreria ad effettuare le operazioni prenotate;
– ricevere gli storni delle banche, abbinarli alle operazioni originarie (se è impossibile farlo automaticamente), provvedere alle registrazioni contabili e alla reimmissione ex novo, se del caso, dell’operazione con le coordinate corrette;
– effettuare ricerche sul database per visualizzare specifiche operazioni già eseguite e confermate dalle banche o in attesa di esecuzione da parte della Tesoreria.

A sua volta, il Tesoriere può accedere al database per:

– visualizzare la situazione delle previsioni e degli impegni di pagamento;
– effettuare simulazioni per decidere le banche di appoggio dei flussi dispositivi, tenuto conto delle disponibilità e dei costi bancari;
– controllare i flussi di ritorno delle banche contenenti gli scarti e gli storni delle disposizioni non andate a buon fine, oltre i flussi di messaggistica SEPA: il file bancario CBI (utilizzabile in deroga fino al 01/02/16) oppure SEPA XML ISO20022 (messaggistica esiti di ritorno) viene acquisito in INPAG e la disposizione respinta si aggancia automaticamente o in modo manuale alla disposizione originaria, avvertendo via e-mail gli uffici interessati perché intervengano sui movimenti e sistemino le evidenze contabili.

Output

1) Disposizioni alle banche: quando il Tesoriere ha deciso le presentazioni, INPAG provvede a generare le disposizioni alle banche in formato CBI, utilizzabile in deroga fino al 01/02/16 (aggregazioni di singole operazioni) oppure in formato XML ISO20022 (SEPA, SCT e SDD) e a scaricare i files dispositivi nel software di remote banking della banca proponente, che li trasferisce in maniera sicura con firma elettronica.
Le operazioni caricate in INPAG generano i seguenti output:
2) Aggiornamento della Tesoreria: ogni operazione inserita nel database INPAG influisce immediatamente sulla situazione di Tesoreria come movimento aziendale stimato, provvisorio o registrato (disposto/inviato alla banca).

Database INPAG

Il database di INPAG contiene:
1. tutte le transazioni di pagamento e incasso “singole” e “aggregate” (disposizioni bancarie), le prime collegate alle seconde in modo univoco dal numero di disposizione e corredate da tutte le informazioni necessarie per la ricerca e l‘abbinamento al dato bancario, a quello di Tesoreria e a quello contabile;
2. “le regole“ dei diversi strumenti di incasso e pagamento, per generare le presentazioni alle banche;
3. “i controlli “ sui dati immessi dall’esterno;
4. i parametri per le “simulazioni di presentazioni bancarie” secondo criteri di ottimizzazione finanziaria, le ricerche e le analisi di previsioni e consuntivi.
5. l’audit trail per la tracciatura del dato dall’immissione alla contabilizzazione, attraverso i passaggi di status e le eventuali modifiche.

Certifica con le banche

La Tesoreria riceve giornalmente dal remote banking gli estratti conto, li elabora e provvede a:
– certificare gli incassi e pagamenti su INPAG;
– registrare in tesoreria ed inviare ad INPAG i movimenti di “iniziativa bancaria” (movimenti “nuovi“, non previsti e non disposti dall’azienda).

Contabilizzazione

INPAG è predisposto per contabilizzare le operazioni bancarie.
Esistono diverse possibilità a seconda dell’impostazione contabile e del sistema informativo dell’azienda:
1. INPAG contabilizza in base alle disposizioni inviate;
2. INPAG contabilizza solo su contabile bancaria;
3. Un misto delle due situazioni a seconda della causale del movimento;
4. INPAG fornisce alla contabilità generale tutte le informazioni necessarie alla contabilizzazione;
5. Altre soluzioni, permesse dalla flessibilità del sistema.

Autenticazione ed Autorizzazione

La soluzione INPAG prevede la possibilità di effettuare accessi in varie modalità, facilmente configurabili. Queste prevedono accesso con pagina di login, accesso con ricezione in post delle credenziali di autenticazione fornite da un portale, autenticazione via LDAP.
Inoltre ogni utente potrà essere autorizzato alle singole funzionalità di INPAG anche limitandone, all’occorrenza, l’attività per singola società, divisione, ufficio.